Kezdő vállalkozók leggyakoribb hibái és hogyan kerülheted el őket

A vállalkozás indítása nem a jó ötletnél dől el, hanem a mindennapi döntéseknél: árazás, pénzkezelés, adózás, ügyfélválasztás, szerződés, tartalék, és az, hogy tudod-e, mikor kell nemet mondani. A kezdők tipikus hibája, hogy túl olcsón dolgoznak, összekeverik a magán- és a céges pénzt, elhanyagolják a kötelező adminisztrációt, nem mérik a megtérülést, és „mindig mindent” elvállalnak, ami gyorsan kiégéshez vagy pénzhiányhoz vezet. A cikk lépésről lépésre bemutatja a leggyakoribb csapdákat, mindegyikhez gyakorlati példát és azonnal alkalmazható megoldást ad, és összehasonlítja azokat a pénzügyi lehetőségeket is, amelyekkel a vállalkozás stabilabban indulhat: vállalkozói számla, külön megtakarítási keret, hitelkeret, áruvásárlási halasztás, támogatott konstrukciók. A végén kapsz egy rövid, követhető záró tanácslistát, hogy már az első hónapokban elkerüld a drága hibákat.

A vállalkozásindításnál a legtöbben azt hiszik, a nehéz rész az első ügyfél megszerzése. Valójában a nehéz rész az, hogy az első ügyfél után is rendben maradjon minden: a pénz, az idő, az adózás, az ügyfélkezelés, és a saját energiád. A kezdők hibái általában nem látványosak. Nem úgy néznek ki, hogy „rossz döntést hoztam”, hanem úgy, hogy „most még kibírom”, „ezt most elvállalom olcsóbban”, „majd később rendbe teszem”, „a könyvelő úgyis megoldja”. Ezek a mondatok szoktak a legdrágábbak lenni.

Ez a cikk nem általános bölcsességeket ad, hanem konkrét hibákat és konkrét megoldásokat. Minden pontnál azt nézzük: mi a tipikus tévedés, miért csúszik bele sok kezdő, hogyan ismered fel időben, és mit csinálj helyette már holnaptól. Lesznek gyakorlati példák, és lesz összehasonlítás más, hasonló pénzügyi megoldásokkal is, mert a stabil indulás sokszor azon múlik, milyen keretet adsz a pénzügyeidnek.

A hullámvölgyek nagy része nem a piac hibája, hanem a tervezés és a pénzkezelés hiánya. Nézd meg a videót, aztán végigmegyünk a hibákon, amik a legtöbbször okozzák a kilengéseket.

1) Hiba: a magánpénz és a vállalkozói pénz összekeverése

Mi történik ilyenkor?
A bevételek befolynak, a kiadások mennek, de nem látod, mennyi pénz „a vállalkozásé”, és mennyi az, ami már biztonsággal elkölthető magáncélra. A kezdők gyakran úgy kezelik a vállalkozói bevételt, mintha azonnal „fizetés” lenne. Csakhogy abból még adó, járulék, eszköz, anyag, és sokszor a következő hónap tartaléka is kijön.

Gyakorlati példa:
Egy grafikus az első hónapban számláz 900 000 forintot. Örül, vesz egy új laptopot 350 000-ért, és kivesz magának 300 000-et. Két hónappal később jön az adózási kötelezettség és pár elmaradt kiegészítő költség, közben a megrendelések lassulnak. A vége: pénzszűke, kapkodás, kényszerű olcsó munka.

Mit tegyél helyette?

• Nyiss külön vállalkozói számlát, és kezeld úgy, mintha az lenne a vállalkozás kasszája.

• Állíts be magadnak „kivételi szabályt”: például havonta fix összeg, vagy a befolyt bevétel meghatározott része, de csak akkor, ha az adó- és költségtartalék megvan.

2) Hiba: túl alacsony árazás és a „majd később emelek” csapdája

Miért történik meg?
A kezdő fél attól, hogy nemet mondanak neki. Ezért aláárazza a piacot, vagy olyan csomagot ad olcsón, amibe belerokkan. A gond az, hogy ha olcsón indulsz, később nehéz nagyot emelni ugyanannál az ügyfélnél. Ráadásul a rossz árazás a minőséget is rontja: sietsz, vállalsz túl sokat, hibázol.

Gyakorlati példa:
Egy weboldalkészítő 120 000 forintért vállal mindent: tervezést, szöveget, beállítást, átadást, plusz bármit, ami kell. Két hét helyett hat hét lesz, az ügyfél közben folyamatosan módosít, a vállalkozó pedig az órabérét tekintve a minimálbér alatt dolgozik. A vége: elégedetlenség mindkét oldalon.

Mit tegyél helyette?

• Számold ki az óradíjadat úgy, hogy benne van az adminisztráció, az értékesítés, a tanulás, a kieső idő is.

• Árazd külön a csomagot és a plusz kéréseket.

• Írj le előre egy világos keretet: hány kör módosítás fér bele, mi a határidő, mi minősül extra munkának.

3) Hiba: nincs előre megtervezett adó- és járuléktartalék

Sok kezdő úgy indul, hogy „majd ha jön az adó, kifizetem”. Csakhogy az adót nem akkor kell előteremteni, amikor esedékes, hanem akkor kell félretenni, amikor a bevétel beérkezik. Különben egy lassabb hónap rögtön válságot csinál.

Gyakorlati példa:
Egy oktató nyáron jól keres, ősszel viszont visszaesik a kereslet. A nyári bevételeket elköltötte, az őszi befizetési kötelezettségek viszont ugyanúgy jönnek. Ilyenkor kezdődik a tűzoltás: hitelkártya, barátoktól kölcsön, rossz feltételek.

Mit tegyél helyette?

• Minden bejövő bevétel után azonnal tegyél félre adótartalékot.

• A tartalékot ne a napi költős számlán tartsd. Legyen külön!

4) Hiba: a vevő fizetési fegyelmének alábecsülése

Kezdőként sokan azt hiszik, ha valaki kedves és lelkes, akkor fizetni is pontosan fog. Pedig a késedelmes fizetés a leggyakoribb vállalkozói stresszforrás. Nem azért, mert nincs ügyfél, hanem mert nem jön be időben a pénz.

Gyakorlati példa:
Egy fotós leadja a képeket, az ügyfél csak egy hét csúszás után fizet. A fotós közben eszközt venne, bérleti díjat fizetne, és adót félretenne. Pénz helyett ígéretei vannak.

Mit tegyél helyette?

• Nagyobb munkánál kérj előleget.

• Legyen leírva a fizetési határidő, és az, hogy a végleges anyag átadása a fizetéshez kötött.

• Tudd, mikor kell udvariasan, de határozottan emlékeztetni.

5) Hiba: „minden munkát elvállalok” – rossz ügyfelek, rossz projektek

A legdrágább ügyfél nem az, aki alkudik. Az a legdrágább, aki felemészti az idődet, a hangulatodat, és elviszi a figyelmedet a jó ügyfelektől. A kezdők gyakran csak utólag tanulják meg, hogy az „ügyfél” nem mindig lehetőség – néha kockázat.

Gyakorlati példa:
Egy tanácsadó elvállal egy sürgős, olcsó munkát, mert „kell a referencia”. A projekt közben folyamatos vitába fordul, újabb és újabb feladat kerül elő, a végén az ügyfél még rossz értékelést is ad, mert irreális elvárásai voltak.

Mit tegyél helyette?

• Írd le magadnak, milyen ügyfélnek dolgozol szívesen (határidő, kommunikáció, döntési gyorsaság).

• Ha valaki az elején tiszteletlen, késik, vagy folyamatosan alkudozik, az ritkán javul meg később.

6) Hiba: szerződés és írásos megállapodás hiánya

Nem azért kell írásos megállapodás, mert rosszat feltételezel. Azért kell, mert a felek másként emlékeznek. A kezdők sokszor „jófejségből” kihagyják, aztán vita lesz: mit tartalmazott az ár, mi számít plusznak, mikor van kész.

Gyakorlati példa:
Egy kivitelező szóban megállapodik egy felújításban. Később az ügyfél azt mondja, „ez is benne volt”. A kivitelező szerint nem. Nincs papír, nincs kapaszkodó.

Mit tegyél helyette?

• Legyen írásban: feladat, határidő, ár, fizetés üteme, módosítások kezelése.

• Nem kell hosszú szöveg: a lényeg legyen egyértelmű.

7) Hiba: nincs pénzügyi terv, csak „érzésre megy”

A vállalkozás nem szerencsejáték. A kezdők mégis gyakran úgy költenek, mintha a következő hónap biztosan jobb lenne. Pedig a valóságban hullámzik a bevétel, és ezt előre kell kezelni.

Gyakorlati példa:
Egy kereskedő raktárkészletet vesz nagy tételben, mert így olcsóbb. A készlet lassan fogy, a pénz benne áll az áruban, közben jönnek a fix költségek. A vége: pénzhiány, leárazás, veszteség.

Mit tegyél helyette?

• Legyen havi pénzterved: bejövő, kimenő, tartalék, adó.

• Ne csak bevételt tervezz, hanem azt is, hogy mikor jön be a pénz.

8) Hiba: rossz finanszírozási döntés az indulásnál

Itt jön a pénzügyi összehasonlítás: sok kezdő vagy túl fél a külső pénztől, vagy túl könnyen nyúl hozzá. Mindkettő lehet hiba. A jó döntés az, ami a vállalkozás működéséhez illik.

Összehasonlítás: milyen lehetőségek vannak induláskor?

Saját megtakarítás

• Előny: nincs törlesztés, nyugodtabb indulás.

• Hátrány: ha mindent betolsz, nem marad tartalék a rosszabb hónapokra.

• Mikor jó? Ha van elegendő vésztartalék magánoldalon is.

Folyószámla jellegű keret

• Előny: átmeneti likviditásra jó, ha késik a bevétel.

• Hátrány: könnyű hozzászokni, és akkor is használni, amikor nem kellene.

• Mikor jó? Ha fegyelmezetten csak rövid távú áthidalásra használod.

Támogatott vállalkozói hitel

• Előny: kiszámíthatóbb feltételek lehetnek, fejlesztésre alkalmas.

• Hátrány: kötelezettség, és ha rosszul tervezel, szoríthat.

• Mikor jó? Ha konkrét, megtérülő beruházásod van (eszköz, bővítés), nem túlélésre kell.

Szállítói halasztás, részletfizetés eszközre

• Előny: nem egyszerre terhel, jobban igazodik a bevételhez.

• Hátrány: drágább lehet összességében, és fegyelmet igényel.

• Mikor jó? Ha az eszköz tényleg bevételt termel, és gyorsan munkába áll.

9) Hiba: a „láthatatlan munka” alultervezése

Kezdőként sokan csak a „termelő” órákkal számolnak: amikor ténylegesen dolgoznak az ügyfélnek. De ott van a válaszolás, ajánlatadás, számlázás, egyeztetés, tanulás, javítás, reklamáció. Ha ezt nem áraztad be, a vállalkozásod rejtetten veszteséges lehet.

Gyakorlati példa:
Egy fordító napi 6 órát fordít, de további 3 órát levelezik, egyeztet, javít. Az árazás csak a 6 órára épült. Valójában 9 órát dolgozik ugyanazért a pénzért.

Mit tegyél helyette?

• Mérd egy hétig az idődet, és nézd meg, mennyi a „láthatatlan munka”.

• Az árazásodnak ezt is tartalmaznia kell.

10) Hiba: nincs rendszeres mérés – nem tudod, mi működik

Ha nem méred, honnan jön az ügyfél, mennyi idő alatt zársz le egy munkát, mennyi a valós hasznod, akkor döntéseket hozol vakon. A kezdők gyakran azt hiszik, a mérés „nagyvállalati dolog”. Pedig ez a túlélés része.

Mit tegyél helyette?

• Vezess egyszerű nyilvántartást: bevétel, költség, idő, ügyfélszerzés forrása.

• Havonta egyszer ülj le, és nézd meg: mi hozott pénzt és mi vitt el időt.

Rövid összefoglaló tanács a végére

Ha egy dolgot viszel magaddal, ez legyen az: a vállalkozásod nem az ötlettől lesz stabil, hanem a kerettől. Külön kezeld a vállalkozói pénzt, azonnal képezz adótartalékot, árazd be a láthatatlan munkát is, és ne dolgozz szerződés nélkül. Ne vállalj el mindent: az első hónapokban a jó ügyfél kiválasztása ugyanolyan fontos, mint a bevétel. Ha pedig finanszírozásra van szükséged, csak olyan megoldást válassz, ami a bevételekhez igazodik, és nem kényszerít kapkodásba. A fegyelem nem szigor, hanem szabadság: ettől lesz kiszámítható a vállalkozásod már az elején.